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物资采购之成本控制方略(4)

 
      采购谈判是采购管理中的核心环节。在谈判中,施工企业如何判断对方的价格底限?如何更好地把握谈判的主动权?如何更出色地完成谈判工作?总体来说,物资采购管理人员必须作好以下几方面的工作。

采购谈判的步骤和规则

采购谈判目标的确定。一般情况下,采购谈判前,建筑物资采购人员要确定物资采购谈判的三个目标:初级目标、中级目标和高级目标。初级目标,一般为质量(Quality)范畴的要求,即建筑材料的质量、规格、技术条件等必须达到的目标;中级目标,即改进目标,一般为成本(Cost)范畴的要求,即与建筑材料有关的出厂价、到岸价、落地价等共同商议的改进的目标;高级目标,即最终目标,一般为交付(Delivery)和服务(Service)范畴的要求,即送货、安装、调试、售后维修服务等最终目标。这三个目标是依据谈判逐步深入的原则,按照Q、C、D、S进行分类,具体顺序由初级目标开始,接下来谈判改进目标,最后进行最终目标的谈判。

采购谈判主题的确定。在采购谈判中,企业采购人员必须对采购谈判的主题进行确定。谈判的目标就好比是一个框架,采购人员要用内容对它进行充实,才能将谈判做好。谈判前,为使谈判一次成功,不再反复,我们必须进行大量的资料准备工作,将具体要求按照Q、C、D、S分类统计并且一一列表,以便在谈判的过程中重点突破、逐一解决。

采购谈判时间的确定。采购谈判的时间要充足,要使双方在谈判前都能进行较好的准备。这样,不仅有助于双方的工作安排,更利于创造轻松的环境和舒缓的气氛,促使谈判成功。如果谈判的时间过短或不考虑双方的准备时间,谈判往往很难成功。当然,也存在不给对手准备时间,突然袭击得胜的谈判方法,但是收效较好的情况一般只限于2万元以下小批量采购。

采购谈判备选方案的确定。为更好地完成采购谈判,满足工程需要,物资采购管理人员必须准备几个切实可行的备选方案,一旦采购谈判陷入僵局,根据实际情况,立刻起用备选方案,或更改目标和主题,或重新选定谈判厂家,以确保原谈判的继续进行或新一轮采购谈判立即起动。

采购谈判的步骤。建筑物资的采购谈判一般都经历五个过程,即还价—杀价—让步—讨价还价—定价。还价是一方对于先报价一方给予的一个意向回应,出价只是一个意向而已,还价才是谈判过程的正式开始;杀价是双方对于材料的价格进行唇枪舌战的过程,是采购谈判双方表明观点的时间,杀价不能不狠,也不能太狠,让对方有合作希望,又能够保证最大限度的低;让步是当谈判进入僵局时双方对于材料价格一个互相妥协的过程,此过程必须非常慎重;讨价还价是针对双方势力均衡的情况下让步的结果使双方的价格仍然相差悬殊的情况,双方再次进行价格谈判交锋的过程;最终以一方的再次让步或双方价格的折中处理进行定价。

采购谈判的潜在规则。“谁先出价”准则。根据对处于SWOT矩阵分析中的SO、ST、WO、WT四个象限的建筑物资采购谈判分析可知,与ST和WT象限的建材商谈判时,采购人员最好要求先出价。另外,如果对方不是行家,采购人员先出价也较为有利。

“学会倾听”准则。倾听能使采购人员在谈判过程中获得准备阶段无法获得的信息,从而更好地了解对方的意图,倾听的同时,采购人员要做好记录,以便在交锋阶段逐一反驳。“不能回头”准则。谈判是一个复杂的过程,存在很多拐点,这些拐点可能是一方做出的一些承诺和让步,也可能是双方在请示更高层领导之后的决定。在这些拐点问题上,一方若反悔,必定会爆发一场唇枪舌战,而且很有可能导致谈判谈判。

“当断则断”准则。当谈判进行到一定程度时,对方可能会因开拓市场心切,或怕丢失个人业务,做出很大让步,这时,采购人员需当机立断,马上做出决定。否则,一旦对方请示高层领导,这一让步很可能达不到,另外,在综合总结谈判结果时,对方也很有可能反悔。

“随谈随签”准则。为保证谈判的每一步、每一方面的都被对方承认,采购人员可事先准备一个有关质量、成本、交付、服务等要求的协议范本,每谈完一方面就要求对方书面确认,这样,不仅能使谈判按照自己的预定目标进行,而且使对方无法根据各谈判方面的关联而决定下一个方面的谈判。

“逐步加价”准则。价格是谈判中最敏感的问题,谈判中最怕的一点就是“要么不让,要么大让”,多次小范围的、次要的让步就会降低谈判对手的心理预期,从而赢得更多的价格空间。

“谨慎让步”准则。谈判人员在谈判中要多“立”少“破”,“有破有立”,即大部分时间用于树立自己的观点,较少做出让步,而且在让出第一步时必须审时度势,努力争取以退为进。

“小谈大憩”准则。谈判桌就像战场,双方情绪失控、两败俱伤的情况时有发生,要应给双方足够的休息、思考时间,如果能在谈判间歇就谈判内容进行沟通和交流,往往会事半功倍。

“心理承受”准则。谈判中,双方都会采用大量策略和心理战术,能够摸透对方的心理并具有较强心理承受能力的一方,往往能够笑到最后。

采购谈判的常用技巧

采购谈判的技巧非常多,如果能够灵活运用,会取得非常好的效果。

直接议价。当通货膨胀或原材料上涨时,供应商往往对谈判有充足的信心。这时,采购人员要采用“直接议价”的方法,具体为:一口回绝供应商的想法,对他的一切理由不予理睬,让供应商来提出解决办法或者放弃涨价念头。如果供应商继续强烈要求,采购人员则要考虑供应商失去客户的成本与提价的收益孰轻孰重,当发现供应商失去客户的成本远大于其提价所带来的收益时,采购人员就可以态度强硬,如果供应商失去客户的成本小于其提价收益时,采购可以设一个底线价格,在供应商没能降到底线价格时,采购人员可要求供应商提供涨价的详细原因。

迂回战术。很多时候,采购人员在会遇到诸如“华北地区总代理”“中国区总代理”等貌似垄断的供应商,这时采购人员要采用“迂回战术”:可  迂回战术。很多时候,采购人员在会遇到诸如“华北地区总代理”“中国区总代理”等貌似垄断的供应商,这时采购人员要采用“迂回战术”:可以选择其他区域的代理进行价格咨询,如果其价格加上运费远低于当地代理,我们就可以

以从其他代理商处采购;也可以以其他大型企业的名义,进行书面询价,并谈判以得到相对较低的价格;也可以直接电话原生产厂家,直接邀请议价或书面询价。这样不仅可以辨别这些“总代理”的虚实,还可以达到降低价格的目的。

中庸之道。当谈判双方力量均衡且双方价格相差悬殊时,双方再次进行价格谈判,一般都会抱着折中处理的想法。此时可采取“中庸之道”,即让对方先提出中间价格,采购人员再尽力让供应商再退让一些,从而达成一致。

哀兵必胜。在多次讨论无果,采购人员又没有足够的理由要求对方降价时,可以“哀兵”的姿态,以预算不足、领导定的价格不能改、此次谈判对个人发展意义重大等为由向供应商反复解释,以争取供应商的理解和同情,从而将供应商彻底击败。

同舟共济。买方市场之下,供应商一直有着和客户相互沟通、相互帮助、平等互利的心理诉求。谈判中,采购人员可以向供应商传递这样的信息:很多客观原因对企业造成了不小的损失,此次谈判关乎项目乃至企业的发展,希望供应商能和企业同舟共济,共度难关。特别是当供应商提出涨价时,采购人员就及时将企业现阶段的损失量化指标和项目或企业亏损严重等内容告之,以使供应商做出较大让步。

疲劳轰炸。此技巧为最原始,也是有效的谈判方法,当采购人员采用很多办法仍未奏效但双方又有合作意愿时,可以采用此方法。具体来说,就是采购人员要把自己的理由一遍又一遍地灌输给对方,努力用自己的理论占据对方的思想,并要将谈判时间一再延长,从而传递给对方一个愿意合作但总也无法达成一致的信号,如此反复再反复,对方一般都会败下阵来。

若即若离。谈判时,采购人员要给供应商一种假象:我们只是进行意向性的磋商,价格合适才买,不合适就等等再说,这样“若即若离”的态度,能促使对方降价以求合作。必要时,可以聊聊天或投标询价的方式进行表面看来是试探性了解的谈判,一旦价格、质量等条件合适,要立即签订合同。

角色扮演。谈判小组的有成员往往分别担任不同的角色,谈判经理、红脸、白脸、强硬派、软弱派,也可能一个谈判者往往身兼几个相互补充的角色。一个好的谈判者,必须能够根据实际的谈判节奏和状况,不断调整自己的角色,并能对谈判中出现的问题随机应变,以控制好整个局面。

拜会领导。双方进行激烈对峙的时候,供应商的高层若莅临谈判现场,供应商一般都会进行让步,我们可以要求和对方领导进行沟通,这其实也是对其领导地位的肯定。另外,我们也可以在谈判进入僵局时,与供应商的领导进行新一轮的谈判,鉴于领导的地位以及初次谈判的诚意,供应商会做出一部分让步,当然,我们也可以要求再见更高层的领导,再进行谈判,从而得到更为低廉的价格。

他乡故知。谈判时,最有杀伤力的武器之一就是营造一种朋友久违的氛围。如果双方是身处异地为理想打拼的同乡、校友时,再艰难的谈判都会变得容易。当双方不是老乡、校友时,我们可以借第二故乡、共同工作过的地方和对方进行情感交流。当然,采用这一方法,首先要保护好自己。

需要注意的是,除了掌握谈判步骤、规则和技巧外,采购人员还必须充分了解谈判对方。首先要了解对方的籍贯、个人背景、受教育程度以及以前从事过的职业。其次,要了解对方的性格。再次,在谈判中,采购人员要认真分析对方的言行举止,从而判断其是心不在焉还是兴趣盎然,是踌躇满志还是忐忑不安,是坦坦荡荡还是蓄意隐瞒等。

物资采购谈判,是双方实力、智力和策略的比拼,为更好的完成建筑物资采购工作,采购管理人员需要对建筑材料的特性、建材市场、供应商进行全面的分析,需要掌握物资采购谈判的步骤和规则,充分运用采购谈判的技巧和策略,以获得胜利的筹码,最大限度地降低企业的采购成本,为企业创造最大的利润。



(来源:《施工企业管理》杂志,作者:姜峰巍)

入库时间:2007/5/21